Es gibt viele Möglichkeiten ein Buchungsformular zu erstellen. Und in vielen Fällen reicht auch ein einfaches Formular mit Auswahl des Buchungszeitraumes aus.
Allerdings gibt es auch einige Fälle, die etwas mehr Aufmerksamkeit und eine gute Planung benötigen.
Ein Beispiel ist die Buchung eines Wohnwagens für einen bestimmten Zeitraum.
Die Vorbereitung
Die Planung des Formulars ist bei der Umsetzung besonders wichtig um alle Fälle und Eventualitäten zu berücksichtigen.
Wohmobile und Wohnwagen sind im Gegensatz zu Hotelzimmern in der Regel unabhängig von der Personenanzahl.
So spielt die Personenzahl nur in der Auswahl des geeigneten Wohnmobils / Wohnwagens eine Rolle.
Das Datum der Abholung (Mietbeginn) und Datum der Rückgabe (Mietende) sind grundlegend wichtig für die Erstellung des Formulars.
Zusätzlich werden vom Kunden noch weitere Informationen zur Abwicklung der Bestellung benötigt: Name, Adresse, E-Mail und Telefonnr.
Abseits dieser grundlegenden Formularfunktionen gibt es jedoch spezielle Fälle, die wir in unserem Buchungsformular als Beispiel berücksichtigen möchten.
Mietpreis pro Tag
Je nach Datum gibt es beim Urlaub Hauptsaison und Nebensaison. Die Buchung für den jeweiligen Tag macht einen preislichen Unterschied. Je nach Buchungszeitraum gibt es verschiedene Berechnungsfälle, die alle Auswirkungen auf den Preis haben:
- Gesamte Mietdauer in Vorsaison
- Gesamte Mietdauer in Nachsaison
- Gesamte Mietdauer in Hauptsaison
- Start in Vorsaison, Ende in Hauptsaison
- Start in Hauptsaison, Ende in Nachsaison
- Start in Vorsaison Ende in Nebensaison
Selbstverständlich müssen je nach Anwendungsfall die Tage für die jeweilige Saison aufgesplittet werden um eine korrekte Preisberechnung zu gewährleisten. Kommt jetzt eine 3.te Preiskategorie für zum Beispiel eine so genannte „Zwischensaison“ dazu – dann wird die Preisberechnung um diesen Faktor komplizierter und aufwändiger.
Rabatte für Frühbucher
In vielen Fällen gibt es Frühbucher Rabatte. So bekommen Sie dasselbe Wohnmobil zum Beispiel um €5 günstiger, wenn Sie es rechtzeitig buchen. Auch dieser Fall wird in unserem Formular berücksichtigt.
Rückgabedatum und Uhrzeit
In unserem Beispiel möchten wir gerne einen Sonderfall einbauen. Bei Rückgabe bis 10:00 Uhr wird der jeweilige Rückgabetag nicht verrechnet. Nach 10 Uhr wird der Tag vollständig verrechnet.
Freikilometer pro Tag
Da Wohmobile in der Regel nicht still stehen, sondern für eine bestimmte Reise gemietet werden sollten Sie berücksichtigen wie viele KM pro Tag gefahren werden. Für Mehrkilometer fallen Kosten an. Diese müssen entsprechend in der Berechnung berücksichtigt werden.
Ausstattungspauschale & zusätzliche Ausstattungsmöglichkeiten
Bei vielen Wohnwagenanbietern ist es möglich zusätzliches Zubehör mit zu mieten, wie zum Beispiel ein Vorzelt für den Wohnwagen. Für diese Zusatzoptionen können Kosten anfallen.
Kaution und Versicherung
Werden die Kaution für das Mietfahrzeug und die Vollkaskoversicherung im Preis mitberechnet? Oder wird hier nur über die Kosten informiert? Schließlich bekommt man die Kaution als Kunde in der Regel wieder retour.
Direkt buchen oder doch nur ein Anfrageformular mit Preisberechnung?
Das ist eine Frage, die nicht unterschätzt werden darf. Bei Direkt Buchung wird eine oder mehrere Zahlungsmethoden notwendig, um die Buchung abzuwickeln. Auch rechtlich ändert sich durch eine echte Buchung einiges (AGB, Widerruf, Stornobedingungen etc.)
Im Gegensatz dazu wird bei einem Anfrageformular zwar der Preis berechnet. Bei Absenden des Formulars entsteht jedoch noch kein „Kaufzwang“. Der Kunde erhält ein Bestätigungsmail und der Anbieter eine E-Mail Kontaktdaten zur Kontaktaufnahme. In vielen Fällen ist das Anfrageformular ausreichend.
Die Umsetzung des Buchungsformulars
Wie sie bereits sehen können ergeben sich rein aus den oben beschriebenen Möglichkeiten viele Preismöglichkeiten und Anwendungsfälle, die alle korrekt berechnet werden müssen. Zur Umsetzung eines solchen erweiterten Buchungsformulars empfehlen sich daher 2 Lösungsansätze:
eigenes Anfrageformular
mit einem eigenen Anfrageformular hat man die Umsetzung vollständig in der Hand.
Natürlich ist die Umsetzung im Verhältnis relativ aufwendig. Jedoch kann man sich eine maßgeschneiderte Lösung generieren lassen.
Nachteil: Hoher Erstaufwand
Vorteil: Flexibel und keine laufenden Kosten
Anbindung Buchungstool
Alternativ zum eigenen Anfrageformular bieten sich Buchungstools wie zum Beispiel Easybooking an.
Der Vorteil liegt klar auf der Hand:
Schnelle Einbindung des Buchungstools in die eigene Website mit geringem Aufwand. Zudem bieten fertige Tools meist einen zusätzlichen Funktionsumfang, welche sowohl die Planung als auch die Kommunikation mit Kunden erleichtern.
Nachteil: Die Tools sind mit laufenden Kosten verbunden. Zusätzlich fällt in der Regel eine Umsatzbeteiligung für das Tool mit an. Das kann ebenfalls ein Kostentreiber sein.
FAZIT:
Bei der Erstellung eines erweiterten Buchungstools gibt es doch einiges zu berücksichtigen. Die sichtbaren Felder sind meistens nur die Spitze des Eisbergs. Die eigentliche (nicht sichtbare) Arbeit liegt in der richtigen Planung und der Preisberechnung darunter und kann je nach Anwendungsfall relativ kompliziert ausfallen und auch sehr umfangreich sein.
Sowohl die Programmierung eines eigenen Buchungstools, als auch die Integration über externe Dienstleister sind dabei eine Möglichkeit.
Vor allem der erweiterte Leistungsumfang von externen Dienstleistern hat in den letzten Jahren viele Hoteliers und Vermieter nach fertigen Tools greifen lassen, die sich genau auf dieses Thema spezialisiert haben.
Hier sollten Sie als Vermieter vor allem kalkulieren, welche Version sich für Sie rechnet und was Sie benötigen. Denn auch wenn externe Tools einen großen Leistungsumfang bieten und schnell integriert sind, so bleibt doch die Anpassungsfähigkeit auf der Strecke. Zudem fallen hier laufend Kosten an, die durchaus kräftig ausfallen können.
Bei Waschier-Design haben wir mit beiden Varianten Erfahrung. Welche für Sie die richtige Variante ist, das können wir auch gerne in einem individuellen Beratungsgespräch oder Workshop mit Ihnen klären. Wir unterstützen Sie gerne.
